Máy in cũ hoặc hỏng có thể được đơn vị phù hợp xem xét mua, tận dụng hoặc tiếp nhận xử lý. Model và tình trạng cụ thể quyết định hướng đánh giá; không thể báo sát chỉ từ câu “máy in văn phòng”. Trước khi chuyển hàng, hãy xác nhận nơi nhận và phần vật tư đi kèm.
Model giúp phân biệt đúng thiết bị
Gửi ảnh tem, cho biết máy in đơn năng hay đa chức năng, loại in nếu biết và khổ giấy sử dụng. Ghi hiện tượng lỗi như không lên nguồn, kẹt giấy, in sọc hoặc báo mã lỗi. Không khẳng định một lỗi linh kiện nếu chưa có kết quả kiểm tra.
Nếu máy còn chạy, gửi bản in thử có sẵn không chứa thông tin riêng tư. Số trang đã in có thể hỗ trợ đánh giá nếu máy hiển thị đáng tin cậy; không tự ước thành thông số chính xác.
Vật tư và phụ kiện cần ghi riêng
| Nhóm | Thông tin |
|---|---|
| Máy | Model, lỗi, khay và bộ phận còn đủ |
| Vật tư | Hộp mực, trống hoặc linh kiện rời nếu có |
| Phụ kiện | Dây nguồn, dây kết nối, bộ phận khác |
| Bàn giao | Số máy, vị trí, lịch nhận |
Không mở hộp hoặc đổ mực để giảm trọng lượng. Nếu có rò mực hoặc bẩn, báo bên nhận và giữ vật tư theo cách phù hợp hướng dẫn sản phẩm.
Kiểm tra thông tin lưu trên máy
Một số máy đa chức năng có thể lưu cấu hình mạng, danh bạ hoặc dữ liệu công việc. Kiểm tra hướng dẫn đúng model trước khi thanh lý. Xóa hàng đợi trên máy tính không đồng nghĩa đã xử lý mọi dữ liệu trong thiết bị; máy doanh nghiệp nên được người phụ trách công nghệ kiểm tra.
Hỏi giá theo chiếc hay cả lô, nhóm vật tư có được nhận không và điều kiện thay đổi báo giá sau kiểm tra. Giữ nguyên trạng đã mô tả giúp đối chiếu thuận tiện hơn.
Mẫu tin: “Tôi có máy in [model], lỗi [hiện tượng], kèm [vật tư/phụ kiện]. Máy ở [vị trí], dữ liệu và cấu hình sẽ được kiểm tra trước bàn giao. Bên mình có tiếp nhận không, cần ảnh hoặc bản in thử gì?”
Chia máy theo model và khả năng hoạt động
Máy in laser đơn năng, máy phun mực và máy đa chức năng có cấu tạo, vật tư và nhu cầu dùng lại khác nhau. Lập một dòng cho mỗi máy: mã tự đặt, model trên tem, loại máy, hiện tượng lỗi đã thấy và lần cuối sử dụng. Ghi “chưa thử lại” nếu máy đã cất kho lâu, thay vì gọi là còn chạy. Với lô nhiều chiếc, chụp tem của từng model và ảnh toàn bộ máy theo mã. Không lấy kết quả bản in thử của một chiếc để mô tả chiếc khác. Danh sách riêng giúp bên nhận xem máy nào có thể kiểm tra để dùng lại và máy nào cần nơi tiếp nhận thiết bị hỏng.
Kiểm kê hộp mực, trống và bộ phận rời
Hộp mực còn niêm phong, hộp đã dùng, cụm trống và khay giấy cần ghi riêng với thân máy. Ghi số lượng, mã tương thích nếu đọc được và tình trạng rò hoặc hỏng. Không tự đổ mực, tháo trống hoặc cho hộp mực rò vào chung thùng giấy vụn; hỏi bên nhận có tiếp nhận từng nhóm không và tuân theo hướng dẫn xử lý của sản phẩm. Dây nguồn, dây mạng, bộ đảo mặt hay khay phụ cũng nên để trong túi có mã máy tương ứng. Một máy thiếu khay hoặc thiếu nguồn không nên được báo như chiếc đủ phụ kiện.
Rà dữ liệu trước khi chuyển quyền sở hữu
Máy đa chức năng có thể lưu danh bạ quét, cấu hình mạng, lịch sử fax hoặc tập tin công việc tùy model. Người phụ trách công nghệ của cơ quan nên tra đúng hướng dẫn sản phẩm để kiểm tra bộ nhớ, thiết lập tài khoản và cách đặt lại trước khi bàn giao. Gỡ máy khỏi danh sách trên máy tính cá nhân chưa chứng minh dữ liệu trong thiết bị đã được xóa. Nếu chưa xác nhận được quy trình, giữ máy lại hoặc chọn đơn vị có thể đáp ứng yêu cầu xử lý dữ liệu của tổ chức. Khi chụp màn hình hoặc bản in mẫu, che tên, địa chỉ và nội dung tài liệu của khách hàng, nhân viên.
Ví dụ kiểm kê bốn máy trong văn phòng
Văn phòng có hai máy laser còn chạy, một máy báo kẹt giấy và một máy đa chức năng thuê từ nhà cung cấp. Trước tiên, kiểm hợp đồng để không đưa máy thuê vào lô bán. Hai máy còn chạy có thể gửi model, bản in thử không chứa dữ liệu riêng tư và số trang hiển thị nếu có. Máy kẹt giấy chỉ nên mô tả triệu chứng; không tự ghi “hỏng cụm sấy” khi chưa kiểm tra. Hộp mực còn dùng và khay giấy rời được liệt kê theo từng máy. Sau khi rà dữ liệu, lô thanh lý thực tế còn ba chiếc với ba tình trạng khác nhau, không phải bốn chiếc đồng giá.
Chọn phương án bán theo chiếc hay theo lô
Máy còn dùng được có thể được xem giá theo chiếc sau khi người mua kiểm tra. Máy thiếu bộ phận, không lên nguồn hoặc không phù hợp sửa cần hỏi rõ có nơi nào tiếp nhận nguyên máy. Nếu báo giá cả lô, yêu cầu danh sách model được nhận, hộp mực có tính cùng không và chi phí vận chuyển ra sao. Giá một chiếc trên mạng không áp cho chiếc khác model hoặc thiếu phụ kiện. Khi so lời chào, tính số tiền cuối cho đúng danh sách, công bốc xếp và phần máy còn phải giữ lại. Không tự đập vỏ để lấy kim loại trước khi tìm phương án tiếp nhận phù hợp.
Đóng gói và vận chuyển không làm rơi vật tư
Trước ngày nhận, rút điện an toàn, lấy giấy và vật cá nhân còn trong khay. Đặt máy trên mặt phẳng chắc, tránh chồng cao khiến khay, nắp hoặc phần kính máy quét bị ép vỡ. Phần hộp mực đã rò cần báo riêng; người bốc xếp phải biết vị trí để tránh làm phát tán mực. Với máy lớn, gửi kích thước, tầng, thang máy và lối xe vào. Không kéo máy bằng dây nguồn hoặc nâng qua bộ phận mở nắp. Nếu còn hộp vận chuyển đúng model, có thể dùng lại theo hướng dẫn; nếu không, hỏi bên nhận cách đóng gói phù hợp.
Đối chiếu hồ sơ khi bàn giao
Phiếu giao nên nêu mã và model máy, số chiếc, phụ kiện, tình trạng đã mô tả, việc dữ liệu đã được người phụ trách xử lý hay còn cần kiểm tra. Ghi phần nào bán, phần nào trả nhà cung cấp và phần nào bên nhận không tiếp nhận. Nếu máy được kiểm tra tại chỗ và giá thay đổi, hai bên cần ghi lại lý do và số tiền cuối trước khi chuyển hàng. Với đơn vị cần chứng từ kế toán hoặc chứng nhận xử lý thiết bị, nêu yêu cầu trước khi chọn nơi nhận; một tin nhắn mua máy cũ thông thường không tự thay thế các loại chứng từ đó.
Gửi ảnh qua Zalo Phong Hương 0966 713 167 để hỏi khả năng nhận tại Yên Lãng, khu vực Mê Linh. Hotline phụ: 0333 652 863.